As melhores práticas para se ter reuniões produtivas

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Toda a empresa deve realizar encontros periódicos com o seu time, mas como garantir que essas sejam reuniões produtivas? Vamos ver um exemplo bastante comum de diálogo que ocorre dentro das empresas:

-“João, não se esqueça da reunião hoje às 15h00min”

-“Já tinha até me esquecido. Lá vou eu perder tempo, justo hoje que tenho o fechamento do balanço…”

Você certamente já ouviu algo do tipo, não é mesmo? Muitos colaboradores acham que as reuniões servem apenas para tomar um cafezinho, desperdiçar tempo e atrapalhar o andamento das tarefas.

De fato, em algumas empresas, as reuniões são uma mania adotada para seguir os modelos de empresas de sucesso. Às vezes, um assunto que poderia ser discutido no próprio corredor se transforma em um longo encontro que reúne profissionais de diversas áreas. E o mundo corporativo não perdoa: esse tempo atrasa as ações que podem fazer a diferença nos resultados da sua empresa.

A essa altura, você certamente já percebeu que é preciso fazer reuniões produtivas para que elas resultem em ações e em aumento de produtividade. Mas como fazer isso?

No post de hoje, vamos mostrar as melhores práticas para se ter reuniões produtivas. Confira!

Escolher os participantes da reunião

Já imaginou participar de uma reunião para falar sobre a definição de uma campanha de marketing e nela estarem presentes profissionais de RH para saber como os colaboradores vão reagir, de TI para decidir quais serão os meios de comunicação, de logística para atender às novas demandas e por aí vai? Uma reunião produtiva é aquela que conta apenas com quem está diretamente relacionado ao projeto e que possa contribuir com ele.

Convoque reuniões apenas com os responsáveis das áreas e determine que eles sejam responsáveis por delegar as tarefas dentro do seu time. Assim, você estará trabalhando inclusive com questões motivacionais e com o Employer Branding, já que as pessoas se sentem valorizadas quando recebem uma tarefa específica e se tornam responsáveis por ela.

Determinar apenas um objetivo por reunião

Quando uma reunião é agendada para tratar de diversos assuntos, a atenção de todos é desviada e dá espaço ao surgimento de diversas conversas paralelas. Para fugir disso e ter reuniões produtivas é preciso possuir um objetivo bem definido para que ele seja o foco do encontro e da discussão.

Defina esse objetivo com antecedência e comunique aos participantes para que eles possam se preparar e enriquecer a reunião com ideias e soluções já bem estruturadas.

Evidenciar resultados

Para acabar de vez com aquela ideia de que esses encontros são uma perda de tempo, a cada reunião apresente os resultados obtidos desde a anterior. Isso tornará as suas reuniões muito mais produtivas, já que a equipe irá entender que esses resultados estão sendo alcançados graças aos alinhamentos que estão sendo feitos e pelos esforços do grupo.

Criar uma pauta

Ter uma reunião produtiva depende da participação dos colaboradores. Crie uma pauta para centralizar as informações e deixar tudo registrado. Assim, todos saberão o que será tratado, o que cada um deve apresentar no encontro e qual será a duração.

A produtividade da reunião também está relacionada ao tempo, portanto, defina o horário que ela deve terminar para que todos mantenham o foco para tratar os assuntos dentro desse período, tornando o encontro muito mais objetivo e eliminando focos de distrações e de conversas paralelas.

Também é interessante registrar em uma ata os pontos que foram abordados e as ações que devem ser tomadas até a próxima reunião.

As reuniões são essenciais para discutir resultados e estratégias dentro das empresas. Mas esses encontros podem se alongar por horas e perder a sua objetividade. Esperamos que com as técnicas que apresentamos aqui, você possa ter reuniões produtivas e torná-las ferramentas efetivas dentro da sua empresa.

E na sua empresa, como são realizados esses encontros? As reuniões são produtivas? Compartilhe sua experiência nos comentários e continue acompanhando o nosso blog!

 

About Jessica Martins

Jessica Martins é Psicóloga, possui background de 10 anos em RH e atualmente é responsável pela Unidade de Negócios de Gama Academy em Belo Horizonte.